Versionierung für bestimmte Dokumente deaktivieren
Florian Liesenfeld
In den meisten Ablagen habe ich die Versionierung aktiviert. Manchmal würde ich mir ein Benutzerrecht wünschen, dass man die Versionierungskette für ein bestimmtes Dokument später deaktivieren kann.
Hintergrund ist folgender:
In der Magnetisierung wird manchmal versehentlich ein neuer Dokumententyp angelegt (s. https://amagno.canny.io/features/p/deaktivieren-von-dokumententyp-merkmalanlage-in-der-magnetisierung) oder es wird kurzfristig ein Merkmalswert vergeben, der später angepasst und nicht mehr benötigt wird. Oftmals ist die Versionierung „Schuld daran“, dass man nachträglich einen fälschlich angelegten Wert (bspw. Dokumententyp oder Merkmal) nicht mehr löschen kann, weil sich der Wert weiterhin in der Versionierung des Dokuments befindet. Könnte man die Versionierung für die mit dem falschen Wert versehenen Dokumente gezielt abschalten, so wäre auch ein Löschen des falschen Dokumententyps etc möglich.
Für mich stellt es ein großes Problem dar, dass eine Person, die magnetisiert, in der Regel auch immer das Recht „Dokumenttyp anlegen“ benötigt oder reihenweise Fehlermeldungen erhält, wenn ein ersetzender Begriff wie bspw. „Rechnungen“ anstelle von „Rechnung“ anklickt. Häufig fällt dem Anwender auf, dass er einen falschen Dokumenttyp gewählt hat (nachdem schon mal abgespeichert wurde). Es wird dann der richtige Dokumenttyp gewählt, jedoch bleibt in der Versionierung der falsche Wert stehen und der falsche Dokumenttyp kann nicht mehr aus dem System gelöscht werden (insbesondere, wenn das Dokument dann für 10 Jahre archiviert ist)
Jens Büscher
Das verstehe ich. Aber auf der anderen Seite würden wir unsere Compliance-Maßnahmen unterwandern, wenn man eine Versionierung nachträglich wieder runterreduzieren kann. Das müssen wir dieses Feature in jedem Falle ablehnen. Die Situation muss anders gelöst werden. Wäre es hilfreich, wenn man die Versionierung "pauschal" auf "Nein" lässt, aber die Versionierung pro Dokumenttyp voreinstellbar ist?
Florian Liesenfeld
Jens Büscher: Grundsätzlich finde ich den Vorschlag gut, weil es bestimmte Dokumententypen gibt, für die ich keine Versionierung benötige. Jedoch würde es vermutlich das beschriebene Problem von mir nicht lösen. Bzw. ich hätte hierzu noch eine Frage:
Wenn ein Dokument in der Magnetisierung mit einem neuen Dokumententyp versehen wird und später im Verlauf mit dem korrigierten Dokumententyp "Rechnung" versehen wird, springt dann die Versionierung erst ab diesem Zeitpunkt der Korrektur an oder würde man im Verlauf trotzdem noch den falschen Dokumententyp sehen (weil es der Ausgangszustand unmittelbar vor der Korrektur ist)? Es würde helfen, wenn der alte (falsche) Dokumententyp in der Versionierung nicht auftaucht.
Michael Lüpkes
Florian Liesenfeld: Es geht ja, so wie ich die Situation verstanden habe, nur darum, Amagno dadurch sauber zu halten, dass fälschlicherweise angelegte Dokumenttypen nachträglich auch bei vorhandensein versionierter Dokumente wieder entfernt werden können.
Wie wäre es daher damit, wenn Dokumenttypen inaktiv & unsichtbar geschaltet werden können, so dass diese nicht mehr in der Auswahl auftauchen, außer man aktiviert an anderer Stelle die Anzeige deaktivierter Dokumenttypen. Hätte auch den Vorteil, dass die Duplikaterkennung für Dokumenttypen meckern würde, wenn zu einem späteren Zeitpunkt erneut der selbe Dokumenttyp erneut angelegt werden würde.
Andere bzw. zusätzliche Alternative, welche ggf. wünschenswert wäre: Amagno fragt im Magnetisierungsdialog vor dem speichern gezielt nach, ob man sicher ist, dass der neue Dokumenttyp angelegt werden soll. So häufig, dass das auf dauer nervig wird, legt man ja eigentlich keine Dokumenttypen an, sobald man produktiv gegangen ist. Evtl. kann man das auch mit der Ablagenoption "(Doppelte) Benutzerbestätigung einholen, wenn neue Dokumenttypen angelegt werden". Für zusätzliche Sicherheit könnte man das mit einer Eingabe wie beim Löschen z.B. von Stempeln verbinden, so dass man zusätzlich erneut den Namen des neuen Dokumenttyps in ein Textfeld eingeben muss.
Beide Vorschläge würden nicht mit der ablagenweiten Versionierung "rumspielen", aber trotzdem die fehlerhafte Anlage von neuen Dokumenttypen wirksam reduzieren bzw. screen clutter vermindern.
Florian Liesenfeld
Michael Lüpkes: Ja, beide Ideen finde ich sehr gut.
Wenn man das Problem wirklich an der Wurzel packen möchte, dann wäre es wünschenswert, wenn eine Person, die die Magnetisierung vornimmt, keine neuen Dokumententypen anlegen dürfte. Entzieht man ihr jedoch diese Berechtigung, so kann in der aktuellen Version kein "ersetzender Begriff" angeklickt werden.
Das AMAGNO-Berechtigungskonzept müsste es ermöglichen, dass ein ersetzender Begriff angeklickt und dann überschrieben werden darf. Erst wenn das Feld "Dokumententyp" verlassen wird, sollte die Überprüfung erfolgen, ob es den Dokumententyp schon gibt und falls nicht, ob der Anwender die Berechtigung (Dokumententyp anlegen) besitzt.
Da in unserem System bereits falsche Dokumententypen angelegt wurden, die aufgrund der Dokumentenarchivierung mind. 10 Jahre stehen bleiben, wäre insbesondere das Ausblenden / Deaktivieren falscher Dokumententypen wünschenswert. Allerdings wäre die Frage was passiert, wenn man in der Versionierung wieder zurück auf den falschen Dokumententyp geht. Theoretisch müsste dies ja möglich sein. Re-aktiviert man dann den ausgeblendeten Dokumententyp?