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Als Anwender möchte ich, dass in meiner Abwesenheit ein Kollege meine Prozesse erledigt und auf meine Daten zugreifen kann. Als Administrator möchte ich die Abwesenheit ebenfalls setzen können.

Es sollte möglich sein Merkmalinhalte auszublenden. Szenario: Stempel mit dem Merkmal Rücksprachethema wird gesetzt und das Merkmal gefüllt. Problem: Egal welche Berechtigungen angelegt werden, klickt ein User in die Merkmalstruktur kann er sehen welche Themen in dem Merkmal angegeben wurden. Dokumente sind zwar ausgeblendet, aber über die Themen sind Rückschlüsse möglich die bei Datenschützern nicht sehr gut aufgenommen werden.

Als Administrator der Ablage möchte ich einstellen können, welcher Personenkreis in der Ablage Re-Magnetisieren kann und welcher nicht. Der Button führt häufig zur Verwirrung. Hintergrund: Aktuell ist die Funktion oder der Button an die Rechte Dokumente - Lesen - Allgemein und Dokumente - Bearbeiten - Allgemein gebunden, daher kann man dies nicht einfach den Anwendenden verweigern.

Als Anwender (Admin) möchte ich eine Übersicht oder eine nachvollziehbare Prüfung haben, wie die Berechtigungen allgemein in einer Ablage aufgebaut ist und warum sich zu einer Person konkret zu einem Objekt ein Recht (nicht) auswirkt.

Es gibt die Möglichkeit, sich die Berechtigung eines Ordners/Magneten anzuschauen, sowie die einer Benutzergruppe. Individuell an Benutzer vergebene Rechte lassen sich aber nur mühsam von den einzelnen Ordnern/Magneten einzeln zusammentragen, was zusammen mit der (zumindest bei uns) derzeit verbesserungswürdigen Performance beim Aufrufen der Rechte an einem Ordner/Magnet nicht praktikabel ist. Sinnvoll wäre eine Übersicht am Benutzer analog zur Übersicht an der Benutzergruppe.

Als Administrator möchte ich das Recht "Dokumente - Vernichten" aufteilen können. So, dass ich den Magnetisierern nur das Recht auf Vernichten innerhalb der Magnetisierung geben kann.

Bisher können E-Mails, die in amagno importiert werden, nur über die Schaltfläche „Ansehen>Original“ beantwortet werden, was ein globales Recht für den Benutzer oder die Benutzergruppe dieser Ablage „Dokumente – Lesen – Original“ und „Dokumente – Exportieren“ erfordert. Dadurch können Benutzer leider auch alle anderen Dokumenttypen im Original Lesen bzw. exportieren. Aus datenschutzrechtlichen Aspekten muss ich als Systemadministrator die Rechte zum Export des Originals (auch Drag & Drop) auf Dokumenttyp-Ebene und Merkmal-Ebene definieren können (fachliches Recht). Aktuell schränken wir durch eine globale Verweigerung die Bearbeitung von allen Dokumenttypen für einige Benutzergruppen komplett ein und gehen bei anderen „vertrauenswürdigen“ Benutzern einen Datenschutzkompromiss ein. Die Verrechtung auf Dokumenttypebene durch ein fachliches Recht würde den erforderlichen Datenschutz gewährleisten und den Nutzen für alle Benutzergruppen deutlich erhöhen. In unterschiedlichen Ablagen können wir prozessbedingt die Dateien nicht bearbeiten, um dadurch beispielsweise einen Workaround anwenden zu können. Zuletzt hatte mein Featurewunsch in 2021 nicht ausreichend Stimmen, sodass ich erneut auf Unterstützung hoffe, um Datenschutzkonform zu werden.

Gerade bei vielen Benutzergruppen und/oder recht komplexen Rechteeinstellungen, wäre es sehr hilfreich, pro Benutzergruppe wenigstens eine kurze Beschreibung hinterlegen zu können.

Wir benötigen das "Exportrecht" und "Lesen - Original" als fachliches Recht. Aktuell ist es global und lässt sich nicht weiter auf Dokumenttypen oder Merkmale verfeinern. Man kann es einer Benutzergruppe global erlauben oder verweigern. Unserem Vertriebspersonal müssen wir die Bildschirmansicht von "Kundenrechnungen" ermöglichen, aber das Exportieren per Drag & Drop verhindern während wir es für "Kundeninformationsdokumente" oder "Produktbilder" in der gleichen Ablage als Dokumenttypen erlauben müssen. Die Verfeinerung der Rechte auf Dokumenttypen oder Merkmale ist sehr wünschenswert, da die Problematik Datenschutztechnisch sehr schwer, wenn überhaupt, realisierbar ist.

Als Workflow-Designer möchte ich Rechte auf Merkmale (z. B. Schreibschutz) für Ablagen-Benutzer unterschiedlich regeln. Im Moment muss ich dazu einen entsprechenden Stempel mit in Frage kommenden Merkmalen und Benutzer-Rechten einrichten. Eine Änderung von Merkmalen in der Objektleiste geht nur für alle oder keinen.